MEİS Formları bilgi başlıklarına ilişkin genelge

SAYI: B.08.0.APK.0.03.02.010/5654 19.09.2005
KONU: 2005-2006 Öğretim Yılı İstatistik Bilgileri

GENELGE
2005/86

Eğitim istatistiklerini (sayısal veriler) toplama ve değerlendirme görevi, 3797 Sayılı Millî Eğitim Bakanlığının, Teşkilât ve Görevleri Hakkında Kanun'un 28. maddesi ile Araştırma, Planlama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığına verilmiştir.

Günümüzde, bilgisayar ve iletişim teknolojisinin hızla yaygınlaşması ve işleri çok kısa sürede ve yanlışsız yapabilmesi, bu teknolojinin eğitim alanında da yoğun olarak kullanımını zorunlu kılmaktadır.

Bu yıl da 2005-2006 öğretim yılı başı ve 2004-2005 öğretim yılı sonu sayısal verileri, bütün örgün ve yaygın eğitim kurumlarımızdan elektronik ortamda alınacaktır. Bu konuda, Araştırma, Planlama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığı ve Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğü iş birliğinde Bakanlığımızın bütün birimleri ile bir dizi çalışmalar yapılmış ve bu çalışmalar sonucunda MEİS Formları bilgi başlıkları yeniden belirlenmiştir.

Bilgilerin elektronik ortamda alınabilmesi için il-ilçe millî eğitim müdürlükleri ile okul ve kurumlarımızın yapması gereken işlemler aşağıda açıklanmıştır. Buna göre;
1. İstatistiki bilgiler http://ilsis.meb.gov.tr adresinden girilecektir. Bilgi girişi için hazırlanan programlar, herkesin kolaylıkla kullanabileceği bir şekilde hazırlanmıştır.

2. Veri girişi işlemine başlamadan önce internet adresinde bulunan açıklayıcı bilgiler dikkatle okunacaktır. Programların kullanımı sırasında karşılaşılan teknik sorunlar öncelikle her ilin istatistik birimleri ile İLSİS bilgisayar ve ağ sistem yöneticisine iletilecektir.
3. Okul ve kurumların istatistiki bilgilerinin girişi için İnternet Explorer 5.0 veya daha üst sürümleri dışında herhangi bir bilgisayar programına ihtiyaçları yoktur. Bakanlıktan ya da başka bir birimden program alınmasına gerek yoktur. İhtiyaç duyulan her türlü program ve bilgi, ilgili internet adresinden sağlanacaktır.

4. İllerde başka programlarla MEİS bilgileri toplanmayacak, toplanan verilerin aracı programlarla, Bakanlığımızda yeni oluşturulan veri tabanına aktarılması kesinlikle istenmeyecektir.

5. Veri girişi yapabilmek için kullanıcı koduna ve şifreye ihtiyaç vardır. Kullanıcı kodu ve şifreler il millî eğitim müdürlüklerine elektronik posta ile gönderilmiştir. (Yeni açılan kurumlara, ilin İLSİS bilgisayar ve ağ sistem yöneticileri kullanıcı adı ve şifresi verecektir.)

6. Bilgi girişi sırasında yapılan değişikliklerin hangi kullanıcı tarafından yapıldığı Bakanlıkta tutulacaktır. Bu nedenle kullanıcı kodu ve şifre kullanılarak yapılan işlemler, kullanıcı kodunu ve şifreyi imza karşılığında teslim alan yöneticinin sorumluluğundadır.

7. Programa veri girişi, internet üzerinden ve Bakanlığımız İntranetinden yapılacaktır. İnternet bağlantısı olmayan okul ve kurumlar, internete bağlı herhangi bir yerden şifrelerini kullanarak programa giriş yapabileceklerdir.

8. İllerde ve ilçelerde bütün resmî ve özel eğitim öğretim kurumlarındaki bilgi teknolojisi laboratuarları veri girişi işlemleri sırasında bağlantısı olmayan okul ve kurumların kullanımı için tahsis edilecektir (Aksaklıklardan ilçe millî eğitim müdürleri sorumlu olacaktır). Programın kullanımı sırasında karşılaşılması muhtemel sorunlarla ilgili yardım dosyaları programın içinde yer almaktadır (Yardım dosyaları, her ekranın sağ üst köşesindeki soru işareti simgesine basılarak alınabilir).

9. Okul ve kurumlara, daha önce verilen kullanıcı kodlan ve şifreler ile kullanıcılar, hemen bilgi girişi işlemlerine başlayacaktır. Sadece 2005-2006 eğitim öğretim yılı ile ilgili bilgiler 1 Ekim 2005 tarihi itibariyle girilecektir. Veri girişi işlemleri 24 Ekim 2005 tarihine kadar sonuçlandırılmış olacaktır.

10. Toplanan bilgilerde hataya yer vermemek için bütün kurumların sisteme etkin olarak katılımının sağlanması son derece önemlidir.Bu nedenle veri girişi işlemine başlamadan önce Başkanlığımız 09.08.2005 tarih ve 5147 sayılı yazısında belirtilen çalışmaların hatasız olarak tamamlanması gerekmektedir.

11. Bilgi girişi sırasında 3 aşamalı bir onay düzeneği kurulmuştur. Birinci aşamada kullanıcı kodu ve şifre ile sisteme giren kurum, kendisine ait bilgileri eksiksiz olarak tamamlayacak, bilgi girişi bitiminde "Kurum onay işlemi" ekranından girilen bilgilerin doğruluğunu kurumun en yetkili kişisi onaylayacaktır. Kurum onay düğmesi kuruma ait bütün ekranlara bilgi girişi yapılmadan etkin olmayacaktır. (Bu ekranlar "Kurum Durum Raporu" hattından takip edilebilir.) İkinci aşamada ilçe millî eğitim müdürlüğü kendisine ait olan kurumlar ve ilçe formları girişini tamamladıktan sonra onay yapabilecektir. Son aşamada millî eğitim müdürlüğü kendisine ait il formları ve ilçelerin tamamının onayını gördükten sonra il onayını yapabilecektir (Onay vermiş kurumun herhangi bir nedenle onayının kaldırılması için ilçe millî eğitim müdürlüğüne, ilçe millî eğitim müdürlüğü ise, il millî eğitim müdürlüğüne başvuruda bulunması gerekmektedir).

12. Bilgi girişi işlemi sırasında il ve ilçe millî eğitim müdürlüğü yöneticileri, kendilerine bağlı okul ve kurumlardaki bilgi girişini takip edeceklerdir. Ayrıca, bilgilerini girmeyen, eksik giren okul ve kurumlarla ilgili önlemleri alacaklardır.

13. İlçe millî eğitim müdürlüğü, bağlı okul ve kurumların veri girişi işlemlerinin tamamlandığını gördükten sonra il millî eğitim müdürlüğüne, resmî yazı ile bildirecektir. Ayrıca ilçe millî eğitim müdürlükleri, kendilerine ait ilçe formlarına veri girişlerini yapacaktır.

14. İl millî eğitim müdürlüğü de aynı şekilde ilçeler bazında rapor alarak hangi ilçelerin veri girişi işlemlerini tamamladığını, hangilerinin tamamlamadığım görecek ve varsa ilgili ilçeleri, eksik bilgileri tamamlamaları konusunda uyaracaktır.

15..İ1 millî eğitim müdürlüğü, bütün ilçeler veri girişi işlemlerini bitirdikten sonra kendisinin sorumluluğunda bulunan okullardaki ve kurumlardaki veri girişi işlemleri tamamlanarak onaylandıktan sonra, aynı ekranda "İl özet raporu" adı altında bir rapor görecektir. Bu rapor yazıcıdan alınarak veri girişi dönemi sonunda "Veri girişi işlemlerinin eksiksiz olarak tamamlandığına" dair yazının ekinde onaylı olarak Bakanlığımız Araştırma, Planlama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığına, 28 Ekim 2005 tarihine kadar resmî yazı ile bilgi verecektir.

16. Veri girişi dönemleri için belirlenen süre sonunda programlara, ilgili dönem için bir daha veri girişi yapılmayacaktır.

17. Sayısal veriler hazırlama ve veri girişi işlemlerini yapan bölümlerde yeterli sayıda yetişmiş personel istihdam edilecek ve bu personelin görevleri sık sık değiştirilmeyecektir.

18. Kurumlar kendilerine ait bilgileri istedikleri anda yukarıda sözü edilen internet adresinden görebilecek ve yazılı doküman alabileceklerdir. Ayrıca, il ve ilçe millî eğitim müdürlükleri de birimlerine bağlı kurumlar hakkında özet veya ayrıntılı bilgiyi istedikleri zaman alabileceklerdir.

Bilgilerinizi ve gereğini önemle rica ederim.

Prof. Dr. Necat BİRİNCİ
Bakan a.
Müsteşar