Devletin raflarına düzen geliyor

Türkiye'de hemen hemen bütün resmî kurumlarda her dosya ve belgenin yerini bilen bir çalışan var.

Hangi dosya hangi klasörün içinde ya da hangi makbuz hangi dosyanın içindeyse hemen bulur. Bu kişi emekli olduğu ya da başka yere atandığı zaman kurumda karmaşa yaşanır. İşte bu karmaşanın önüne geçmek ve arşivlere süreklilik kazandırmak için uzun süredir yürütülen bir çalışma var: ?Standart dosya planı'. Devletin hafızasını düzenleyip kodlayacak olan sisteme göre, bütün resmî kurum ve kuruluşlar aynı konuya ait belgeleri içeren dosyaya aynı kodu verecek. Mesela sağlık işleri 875, kredi işlemleri 853, mevzuat işleri 010 olarak kodlanacak. Türkiye genelini ilgilendiren klasörlerde bu kodlarla birlikte her ilin plaka kodu birlikte kullanılacak. Bilgi Edinme Hakkı Yasası çerçevesinde herhangi bir kuruma başvuran vatandaşa, ?o belgeye ulaşamadık? ya da ?arşivimizde böyle bir bilgi yok? gibi cevaplar verilmeyecek. Devlet dairelerindeki dosya, klasör ve belgelere standart gelecek. Bu kapsamda klasör bilgileri, formlar ve yazılı belgeler belirli ölçülerde olacak. Klasörlerin üzerindeki yazılar bile belli bir düzene göre yazılacak. Bütün resmî kurumlarda aynı konudaki dosyaya aynı kod numarası verilecek. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinasyonuyla yürütülen çalışma bütün resmî kurum ve kuruluşları kapsıyor. Devlet Arşivleri Genel Müdürü Doç. Dr. Yusuf Sarınay, ?standart dosya planı' olarak adlandırılan çalışma hakkında şunları söyledi: ?Standart dosya planı hem kurumların arşivlerinde aranan bilgilere ulaşılmasını kolaylaştıracak hem de Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde bilgi isteyen vatandaşlara daha çabuk cevap verilmesini sağlayacak.?

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından bütün resmî kurumlarla birlikte yürütülen standart dosya planı çalışmasına iki yıl önce başlandı. Resmî kurum ve kuruluşların arşivleme bölümünde çalışanlara bu konuda seminerler verilerek eğitim yapıldı. Yıl sonuna kadar bütün kurumlarda yeni dosya sistemi uygulanacak. Doç. Dr. Yusuf Sarınay, ?Bugüne kadar kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama hizmetleri ihmal ediliyordu. Bu da ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeye erişimi imkansız hale getirdiği gibi zaman içerisinde belgelerin yok olmasına neden oluyordu.? diyor.

?O belgeye ulaşamadık' devri sona erecek

Yeni sistem sadece devletin değil vatandaşın da işine yarayacak. Bilgi Edinme Hakkı Yasası çerçevesinde herhangi bir kuruma başvuran vatandaşa ?o belgeye ulaşamadık? ya da ?arşivimizde böyle bir bilgi yok? gibi cevaplar verilmeyecek. Kayıtlar her an erişilebilir bir düzen içinde muhafaza edilecek. Elektronik kayıt sistemine de altyapı oluşturulacak. Böylece, elektronik bilgi ortamına geçildiğinde hem bilgilere ulaşmak kolay olacak hem de yanlışlıkla silinmesi gibi olumsuzlukların önüne geçilebilecek. Resmî kurumların arşivleme bölümlerinde çalışanların da yeni dosya sisteminde belgeye ulaşması daha kolay olacak.

zaman