Devlet, posta giderlerinden kurtuluyor
Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve vatandaşlarla olan yazışmalarına sürat kazandırmak amacıyla Başbakanlık tarafından hazırlanan yönetmelik yürürlüğe girdi. Kamu kurumları bundan böyle kendi aralarında internet üzerinden yazışacak.
Başbakanlık tarafından koordine edilen yeniden yapılanma ve bürokrasinin azaltılması çalışmaları çerçevesinde hazırlanan 'Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik' yürürlüğe girdi.
Başbakanlık'tan yapılan açıklamaya göre yönetmelikle devlet-vatandaş iletişiminin artırılması ve bu iletişim sağlanırken modern çağın vazgeçilmezi olarak ortaya çıkan internetin kullanımının yaygınlaştırılması amaçlanıyor.
Açıklamada kamu kurumlarının bugüne kadar uyduğu Resmi Yazışma Kurallarının Belirleyen Esaslar'ın, devletin hızlı ve etkili çalışmasını sağlayamadığı ifade edilerek devletin resmi yazışmalar sırasında uyduğu bürokratik kuralların, vatandaşların taleplerine hızlı cevap verilmesini zorlaştırdığı, uyulması gereken bürokratik süreçlerin, bilgisayar teknolojisi kullanılmadığı için aylarca sürdüğü, bu işler için gereğinden fazla memur çalıştırılmasının zaman ve kaynak israfına neden olduğu vurgulandı. Devlet kurumları arasında yapılan yazışmalar sırasında internetin kullanılmamasının kağıt israfına da neden olduğu ifade edilen açıklamada kırtasiye ve posta giderlerinin arttığı kaydedildi.
Harcanan kağıt miktarından ve kırtasiye giderlerinden tasarruf edilebilmesinin ancak etkili bir yazışma sisteminin kurulması ve internet ortamında yazışmaya geçmekle mümkün olabileceği belirtilen açıklamada bu çerçevede hazırlanan yönetmelikle Elektronik İmza Kanunu'nun yürürlüğe girmesine paralel olarak elektronik ortamda yazışmaya imkan sağlanması, resmi kurumlar arasında bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesi, kırtasiyeciliğin ve bürokrasinin azaltılması, belge ve elektronik ortamda yapılacak yazışmaların düzene bağlanmasının amaçlandığı bildirildi.
Kamu yönetiminin karar alma, işlem yapma, yazışma ve resmi belge üretme sürecinin hızlandırılması ve vatandaşların doğrudan ve süratli bir şekilde hizmete ulaşmasını sağlayacak yazışma sisteminin uygulamaya konulmasının internet ortamında yazışmayı zorunlu kıldığı ifade edilen açıklamada şu ifadeler kullanıldı:
"Internet ortamında yazışmaların başlamasıyla kamu kurumları, vatandaşlara daha etkili ve verimli hizmet sunacaklar, hizmet sunumları bir tuşa 'tıklamak' kadar kolay olabilecek. Böylece devlet-vatandaş ilişkileri farklı bir düzeye taşınacak, halk için varolan devlet kavramı güçlenecektir." Bu anlayışla hazırlanan yönetmelik ile, daha önce uygulanan 'Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar'ın yürürlükten kaldırıldığı açıklandı.
Yeni yönetmelikle e-devlet projesine geçiş yolunda önemli adımlar atıldığı, vatandaşların başvurularına daha hızlı cevap verebilme yolu açılarak vatandaş memnuniyetinin artmasının hedeflendiği, her kurumun kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmi e-posta adresi belirlemesi ve resmi yazışmaların bu adresler adasında yapılması hükmü getirildiği, resmi yazışmalarda A4 boyutundaki kağıdın yanı sıra A5 boyutundaki kağıdın da kullanımına imkan verilerek kağıt tasarrufunun sağlandığı, yazıların dilbilgisi kurallarına göre, yaşayan Türkçe kullanılarak hazırlanmasının öngörüldüğü, onaylarda imza sayısının azaltılması ve resmi yazılarda paraf sayısının en fazla 5'le sınırlandırılması sonucu karar alma sürecinin hızlandırıldığı, yazıya cevap verilmesi gereken durumlarda cevap tarihinin yazıda belirtilmesinin öngörüldüğü, karar alma ve işlem yapma sürecinin basitleştirilerek hızlandırıldığı belirtildi.