MEM'lerde 'Evrak Takip Sistemi' yaygınlaşıyor
Oğuzeli İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü, bağlı okul ve kurumları ile yazışmaları internet üzerinden yaparak hem iletişimi hızlandırdı hem de kaynak tasarrufu sağladı.
?Evrak Takip Sistemi? adı verilen proje, 2009/2010 Eğitim-Öğretim yılının başlamasıyla uygulamaya geçilmiştir. Okullar sisteme kullanıcı adı ve şifreleri ile erişim sağlamaktadır. Evrak yazılıp imzalandıktan sonra web sitesine yüklenmektedir. Okullar kendi şifreleri ile sisteme girerek sadece kendi okulları ile ilgili evrakları alıp dosyada muhafaza etmektedirler. Yeni eğitim-öğretim yılı başlamasıyla birlikte iş ve işlemler sistem üzerinden yapılarak zaman ve maddi kaynak tasarrufu sağlanmaktadır.
?Evrak Takip Sistemi? Sistemi Sayesinde;
Faks zinciri ve telefon zinciri ortadan kalmakta; evrak, anında yerine ulaşmaktadır. Evrakın ulaşıp ulaşmadığı, ulaştıysa kim tarafından okunduğu belli olur. Bu sayede, evrak elime ulaşmadı veya evrağı görmedim gibi bir bahane öne sürülemez.
Kurumlar sistem üzerinden haberleşir bu sayede telefon masrafları azalır.
Kağıt ve kırtasiye masrafları azalır.
Bilgisayar yazıcı kartuşu veya toneri masrafı azalır.
Evrakın personel tarafından getirilip götürülmesine gerek kalmaz, ulaşım masrafları azalır.
Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri, otomatik olarak tutulur, ayrıca Evrak Kayıt Defteri veya Evrak Kayıt Programı kullanmaya gerek kalmaz.
Evrakın kaybolması veya deforme olması gibi sorunlar ortadan kalkar.
İstenilen evrak arşivde kısa sürede bulunabilir.
Fakat bazı evrakların mutlaka ıslak imzalı olması gerekiyor.
Asılları Gereken İmzalı ve Mühürlü Belgeler
Yurt dışına çıkış izin belgeleri
Valilik onayları
Atama belgeleri
Yöneticilere ait izin belgeleri
?GİZLİ? ve ?ÖZEL? yazılar
?Aslının aynıdır? yazıları