Devletin raflarına düzen geliyor
Türkiye'de hemen hemen bütün resmî kurumlarda her dosya ve
belgenin yerini bilen bir çalışan var.
Hangi dosya hangi klasörün içinde ya da hangi makbuz hangi dosyanın içindeyse
hemen bulur. Bu kişi emekli olduğu ya da başka yere atandığı zaman kurumda
karmaşa yaşanır. İşte bu karmaşanın önüne geçmek ve arşivlere süreklilik
kazandırmak için uzun süredir yürütülen bir çalışma var: ?Standart dosya planı'.
Devletin hafızasını düzenleyip kodlayacak olan sisteme göre, bütün resmî kurum
ve kuruluşlar aynı konuya ait belgeleri içeren dosyaya aynı kodu verecek. Mesela
sağlık işleri 875, kredi işlemleri 853, mevzuat işleri 010 olarak kodlanacak.
Türkiye genelini ilgilendiren klasörlerde bu kodlarla birlikte her ilin plaka
kodu birlikte kullanılacak. Bilgi Edinme Hakkı Yasası çerçevesinde herhangi bir
kuruma başvuran vatandaşa, ?o belgeye ulaşamadık? ya da ?arşivimizde böyle bir
bilgi yok? gibi cevaplar verilmeyecek. Devlet dairelerindeki dosya, klasör ve
belgelere standart gelecek. Bu kapsamda klasör bilgileri, formlar ve yazılı
belgeler belirli ölçülerde olacak. Klasörlerin üzerindeki yazılar bile belli bir
düzene göre yazılacak. Bütün resmî kurumlarda aynı konudaki dosyaya aynı kod
numarası verilecek. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinasyonuyla yürütülen
çalışma bütün resmî kurum ve kuruluşları kapsıyor. Devlet Arşivleri Genel Müdürü
Doç. Dr. Yusuf Sarınay, ?standart dosya planı' olarak adlandırılan çalışma
hakkında şunları söyledi: ?Standart dosya planı hem kurumların arşivlerinde
aranan bilgilere ulaşılmasını kolaylaştıracak hem de Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
çerçevesinde bilgi isteyen vatandaşlara daha çabuk cevap verilmesini
sağlayacak.?
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından bütün resmî kurumlarla birlikte
yürütülen standart dosya planı çalışmasına iki yıl önce başlandı. Resmî kurum ve
kuruluşların arşivleme bölümünde çalışanlara bu konuda seminerler verilerek
eğitim yapıldı. Yıl sonuna kadar bütün kurumlarda yeni dosya sistemi
uygulanacak. Doç. Dr. Yusuf Sarınay, ?Bugüne kadar kurum ve kuruluşların büyük
bir bölümünde dosyalama hizmetleri ihmal ediliyordu. Bu da ihtiyaç duyulan bilgi
ve belgeye erişimi imkansız hale getirdiği gibi zaman içerisinde belgelerin yok
olmasına neden oluyordu.? diyor.
?O belgeye ulaşamadık' devri sona erecek
Yeni sistem sadece devletin değil vatandaşın da işine yarayacak. Bilgi Edinme
Hakkı Yasası çerçevesinde herhangi bir kuruma başvuran vatandaşa ?o belgeye
ulaşamadık? ya da ?arşivimizde böyle bir bilgi yok? gibi cevaplar verilmeyecek.
Kayıtlar her an erişilebilir bir düzen içinde muhafaza edilecek. Elektronik
kayıt sistemine de altyapı oluşturulacak. Böylece, elektronik bilgi ortamına geçildiğinde hem bilgilere ulaşmak kolay olacak hem de yanlışlıkla silinmesi gibi olumsuzlukların önüne geçilebilecek. Resmî kurumların arşivleme bölümlerinde çalışanların da yeni dosya sisteminde belgeye ulaşması daha kolay olacak.
zaman