Noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması hakkında yönetmelik

YÖNETMELİK

Adalet Bakanlığından:

NOTERLİK İŞLEMLERİNİN ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILMASI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı, noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasına, saklanmasına, paylaşılmasına ilişkin usül ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile noter huzurunda veya huzurda olmadan yapılabilecek noterlik işlemleri ile 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununda tanımlanan zaman damgası kullanılmasının zorunlu olduğu noterlik işlemlerinin belirlenmesi, belirlenen bu işlemlerin elektronik ortamda yapılması, işlenmesi, saklanması, ilgili ve diğer kişi veya kurumlara elektronik ortamda gönderilmesi, Noterlik Kanununun 61 inci maddesinde düzenlenen tespit işleri ile elektronik ortamdaki durum, görüntü, işlem veya benzeri her türlü verinin tespiti işleri, elektronik ortamdan fiziki örnek çıkarılması, yabancı memleketlerde noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması için gerekli olan teknik ve idari şartlara ilişkin usül ve esasları kapsar.

Dayanak

MADDE 3 - (1) Bu Yönetmelik, 18/1/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanununun 198/A maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv: Noterlikte yapılan işlemlere ilişkin bilgi ve belgelerin 18/9/1990 tarihli ve 20639 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Noterlik Daireleri Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak TNBBS'de saklanmasını,

b) Bakanlık: Adalet Bakanlığını,

c) Birlik: Türkiye Noterler Birliğini,

ç) Donanım: Üzerindeki verinin elektronik ortamda tespitine imkan veren cihazları,

d) Güvenli elektronik imza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,

e) İlgili: Kanunun 72 nci maddesinde belirtilen belgelendirme talebinde bulunan kişiyi,

f) İz bilgisi (Log kaydı): TNBBS üzerinden yapılan tüm işlemlerin elektronik ortamda tutulan kaydını,

g) Kanun: 18/1/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanununu,

ğ) KEP: 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 4 üncü maddesinde tanımlanan kayıtlı elektronik posta sistemini,

h) Nitelikli elektronik sertifika: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 9 uncu maddesinde sayılan nitelikleri haiz elektronik sertifikayı,

ı) SMS: Kısa mesaj servisini,

i) TNBBS: Türkiye Noterler Birliği Bilişim Sistemini,

j) Zaman damgası: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 3 üncü maddesinde tanımlanan zaman damgasını,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM Elektronik Ortamda Yapılacak Noterlik İşlemleri

Noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması ve güvenli elektronik imza ile zaman damgasının kullanılması

MADDE 5 - (1) Kanunda öngörülen işlemler, elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilir. Şu kadar ki, kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemez. Güvenli elektronik imza ile yapılan tüm noterlik işlemlerinde zaman damgası kullanılır.

Düzenleme şeklinde yapılması gereken işlemler ile irade beyanlarının alınmasına ilişkin işlemlerin noter huzurunda yapılması gerekir. İlgililer huzurda olmadan güvenli elektronik imzalarını kullanarak TNBBS'ye girerek işlem hazırlıklarını başlatabilir, ancak işlem noter huzurunda tamamlanır. Bu işlemler sırasında işleme katılanlar ve noter, güvenli elektronik imzalarını TNBBS sistemi üzerinde kullanırlar.

j) Düzenleme şeklinde olmayan veya irade beyanının noter huzurunda alınması gerekmeyen işlemler TNBBS üzerinden güvenli elektronik imza ile başlatılıp, bu şekilde tamamlanabilir. Belgenin düzenlenmesi de dahil tüm aşamalar elektronik ortamda yapılır. İşlem, noterlik ücretleri, vergi, harç ve diğer giderlerin tahsil edilmesi ile tamamlanır.

k) Yukarıdaki fıkralar uyarınca yapılacak noterlik işleminin bir belgeye dayanması halinde; belge sureti, taraflar, vekilleri veya temsilcileri tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda notere gönderilebilir. Gönderilen belgenin aslının ibrazının zorunlu olduğu haller ile söz konusu belgenin TNBBS üzerinden doğrulanamaması halinde belge aslının fiziki olarak başvurudan sonraki üç iş günü içerisinde ve her halükarda işlem tamamlanmadan ibrazı zorunludur. Belgenin doğrulanamaması halinde süre, duruma ilişkin bildirimin ilgiliye noter tarafından SMS, KEP ya da TNBBS sistemi vasıtasıyla bildirimi gününden başlar. Anılan sürelerin sonunda belgenin ibraz edilmemesi halinde başvuru iptal edilir.

l) Noterlik Kanununun 61 inci maddesindeki tespit işlemleri ilgilinin talep etmesi halinde elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilir.

m) Elektronik ortamdaki bir verinin tespiti işleminde;

a) Bir donanımdaki veya internet ortamındaki verinin tespiti işlemi ile o verinin belirli bir anda ya da zaman aralığında o anki veya zaman aralığındaki halinin değişmez olarak belirlenmesi, tekrar edilebilir halde tutulması ve saklanması anlaşılır.

b) Tespit edilecek veri bir donanımda ise tespit, malikin ya da zilyedin rızasıyla noterlikte veya mahallinde yapılabilir.

c) Tespit edilecek veri internet ortamında ise tespit işlemi TNBBS kullanılarak yapılır.

ç) Elektronik ortamda yapılan tespit işlemine ilişkin tutanak noterlik mevzuatı çerçevesinde noterliğin çalışma saatlerinde düzenlenir.

Güvenli elektronik imza ile noter huzurunda olmadan yapılabilecek işlemler

MADDE 6 - (1) Aşağıdaki işlemler TNBBS üzerinde güvenli elektronik imza ile ilgililer noter huzurunda olmadan yapılabilir.

a) Çevirme işlemleri,

b) Tescil işlemleri,

c) Tespit işlemleri,

ç) Örnek verme işlemleri,

d) Defter onayları,

e) İmza onaysız ihtarname ve ihbarname.

Güvenli elektronik imza ile noter huzurunda yapılabilecek işlemler

MADDE 7 - (1) Bu Yönetmeliğin 6 ncı maddesinde sayılanlar dışındaki işlemlerin güvenli elektronik imza ile yapılabilmesi ya da 5 inci maddenin ikinci fıkrası uyarınca başlatılan bir işlemin sonuçlanması ilgililerin noter huzurunda bulunması şartına bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Elektronik Ortamda Yapılan Noterlik İşlemlerinin Güvenli Elektronik İmza ile İşlenmesi, Kaydedilmesi, Saklanması ve Paylaşılması

Elektronik işlemler için kurulacak ve işletilecek sistem

MADDE 8 - (1) Birlik, elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile işlem yapılmasına imkan sağlayacak altyapıyı kurar ve işletir. Bu altyapının güvenli olarak kurulması ve işletilmesi için gerekli tüm tedbirleri alır.

(2) Bu Yönetmelik kapsamında diğer kurum ve kuruluşlarla yapılacak bilgi ve belge paylaşımlarında kullanım ve erişim standartları ile diğer gerekli şartlar Birlik tarafından belirlenir.

(3) TNBBS üzerinden elektronik ortamdan başvurunun başlatılması sırasında işlemin sistem tarafından herhangi bir notere yönlendirilmemesi için kişiye öncelikle istediği noteri seçme imkanı, seçtiği bir noter yok ise en yakın noterleri bulma imkanı sağlanır.

(4) İşlemlerin elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak yönergeleri Birlik hazırlar, bu yönergeler Birliğin resmi internet sitesinde yayımlanır.

(5) Sistem tarafından tutulacak iz bilgilerinin kapsamı Birlik tarafından belirlenir.

İşlemlerin elektronik ortamda kaydedilmesi ve saklanması

MADDE 9 - (1) İşleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile elektronik ortamda yapılan bir işlem için talep edilmedikçe fiziki olarak belge düzenlenmez ve bu işleme ilişkin olarak elektronik ortam dışında bir saklama yapılmaz. Bu kayıtlar iş sürekliliği ve bilgi güvenliğine ilişkin uluslararası kabul görmüş standartlara uygun olarak, yedekli ve güvenli bir şekilde saklanır.

Birinci fıkra kapsamında kalmayan diğer noterlik işlemlerinde ise işleme ait belgenin imzaya açılan son hali noter tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanarak TNBBS'ye kaydedilir. Belgenin ilgililerce imzalı hali ise Noterlik Daireleri Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre saklanır.

İşlemlerin elektronik ortamda paylaşılması

MADDE 10 - (1) İşleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile yapılan işlemlere ilişkin bilgi ve belgeler gerektiğinde noterler ile diğer kişi ve kurumlarla paylaşılabilir.

n) El ürünü imza ile hazırlanıp güvenli elektronik imza ile TNBBS'ye kaydedilen işlemlere ilişkin bilgiler gerektiğinde noterler ile diğer kişi ve kurumlarla paylaşılabilir.

o) Birlik, noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması sırasında kişisel verilerin korunması ve bilgi güvenliğinin sağlanması için gerekli tedbirleri alır.

p) Noterlik işlemlerine ilişkin bilgi ve belgenin paylaşılmasının sağlanması için Bakanlığın görüşü alınarak Birlik tarafından ilgili kurum ve kuruluşlar ile protokol imzalanır. Paylaşıma ilişkin ücretler protokolde düzenlenir.

q) Paylaşıma ilişkin iz bilgileri güvenliği, gizliliği ve bütünlüğü sağlanarak TNBBS'de tutulur. Saklanacak iz bilgisi içeriği Birlik tarafından belirlenir.

İlgilinin talebiyle belgenin elektronik ortamda gönderilmesi veya paylaşılması

MADDE 11 - (1) İlgilisi tarafından bir belgenin üçüncü kişi ile elektronik ortamda paylaşılmasının istenmesi durumunda belge, gerekli ücretlerin ödenmesi koşuluyla;

d) Üçüncü kişinin KEP adresine gönderilmesi,

e) Üçüncü kişinin Birlik tarafından bilgi ve belge paylaşımı için protokol imzalanan bir kurum veya kuruluş olması durumunda ilgili protokol hükümleri çerçevesinde belgeye erişim sağlanması,

f) İlgiliye erişim kodu verilmesi halinde bu kod ile TNBBS üzerinden erişiminin sağlanması,

yöntemlerinden biri veya birkaçı ile paylaşılır.

f) Belgeye birinci fıkranın (c) bendinde belirlenen erişim kodu ile talep edilen üçüncü kişi yerine başka bir kişinin erişmesinden noter veya Birlik sorumlu tutulamaz.

g) Birlik, kendi kuracağı sistem gereği ilgili kurumdan bilgi veya belge paylaşımı için, protokol imzalanmasını isteme, paylaşım alt yapısını belirleme hak ve yetkisine sahiptir. İlgili kurum veya kuruluş bu gerekleri karşılamadan bilgi ve belgenin elektronik ortamda paylaşılmasını talep edemez.

Yabancı memleketlerde noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması ve Dışişleri Bakanlığı ile bilgi ve belge paylaşımı

MADDE 12 - (1) Yabancı memleketlerde noterlik işlemleri bu Yönetmelikte gösterilen usullere göre elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilir, işlenebilir, saklanabilir, paylaşılabilir ve gönderilebilir.

(6) Yabancı memleketlerde noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması için sağlanması gerekli olan teknik ve idari şartlara dair usul ve esaslar Birlik ve Dışişleri Bakanlığı arasında yapılacak protokol ile belirlenir.

(7) Bu Yönetmeliğin 5 inci maddesinin dördüncü fıkrasında yer alan süre ve bildirim usülü Dışişleri Bakanlığınca belirlenir ve Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk resmi internet sitesinde ilan edilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Ortak Hükümler

Elektronik ortamda ödeme

MADDE 13 - (1) Elektronik ortamda yapılacak işlemlerden kaynaklanan noterlik işlem ücretleriyle, vergi, resim, harç ve değerli kağıt bedellerine ve diğer giderlere ilişkin ödemelerin elektronik ortamda yapılmasına ilişkin alt yapı Birlik tarafından sağlanır.

Elektronik arşiv

MADDE 14 - (1) Bu Yönetmelik gereğince elektronik ortamda yapılan işlemlere ilişkin bilgi ve belgeler Noterlik Daireleri Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine, iş sürekliliği ve bilgi güvenliğine ilişkin uluslararası kabul görmüş standartlara uygun olarak, yedekli ve güvenli bir şekilde TNBBS'de saklanır. Belgelerin saklama süreleri de aynı Yönetmelik hükümlerine göre belge grupları esas alınarak belirlenir.

Elektronik belgeden fiziki örnek çıkarılması

MADDE 15 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerine göre işleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile imzalanan bir belgenin fiziki örneğinin çıkartılması gerektiği hallerde belgenin aslının aynı olduğu belirtilerek noter tarafından imzalanır, mühürlenir ve ilgilisine verilir.

Noterlik elektronik işlemler ücret tarifesi

MADDE 16 - (1) Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak noterlik işlemlerinden ne kadar ücret alınacağı Kanunun 112 nci maddesi uyarınca Bakanlıkça hazırlanan tarifede gösterilir.

Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin uygulanacağı haller

MADDE 17 - (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, 13/7/1976 tarihli ve 15645 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin hükümleri uygulanır.

BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler

Geçiş hükümleri

GEÇİCİ MADDE 1 - (1) Yabancı memleketlerde, noterlik işlemlerinin elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile yapılmasına ilişkin Birlik ile Dışişleri Bakanlığı arasında yapılacak protokolde belirtilecek tarihe kadar noterlik işlemleri bu Yönetmelik uygulanmadan yapılmaya devam edilir. Gerekli altyapının sağlanamadığı dış temsilciliklerde işlemler bu Yönetmelik uygulanmadan yapılır.

Yürürlük

MADDE 18 - (1) Bu Yönetmelik 1/3/2016 tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 19 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Adalet Bakanı yürütür.