Sicil Raporları hakkında Sağlık Bakanlığı Genelgesi

T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Personel Genel Müdürlüğü

SAYI :B100PER0110010/ 30526*09032007 ...... /2007

KONU : Sicil Raporları

GENELGE 2007/15

657 Devlet Memurları Kanunu'nun 112. maddesi uyarınca 08.09.1986 tarihli ve 86/10985 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 11. maddesine dayanılarak çıkartılan Bakanlığımız Sicil Amirleri Yönetmeliği 10.12.2005 tarihli ve 26019 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Söz konusu Yönetmelikte sadece sicil amirleri cetveli belirlendiğinden bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği hükümlerinin esas alınması gerekmektedir. Uygulamaya yön verilmesi sicil raporlarının düzenlenmesi sırasında karşılaşılabilecek tereddütlerin giderilmesi ve 29.12.2006 tarih ve 25504 sayılı Makam Onayı gereği taşrada görev yapan Bakanlığımız personeline ait sicil raporlarının 2007 yılı içerisinde İl Sağlık Müdürlüklerine devredilmesiyle ilgili aşağıdaki açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür.

A-Gizli Sicil Raporlarının Doldurulmasına dair Usul ve Esaslar;

1- Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği'nin 13.-maddesi hükmüne göre, haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların değerlendirmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay çalışmaları şarttır. Sicil Amirinin yanında çalışırken alınan, mazeret izinleri, yıllık izinler, doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmet içi eğitimde geçen süreler, sicil raporu düzenlenmesi için gereken 6 aylık süreye dahildir. Bu durumlarda sicil raporu doldurulabilmesi için personelin en az 3 ay fiilen çalışması gerekmektedir.

Hakkında sicil raporu düzenlenecek memurun aynı süreyle farklı sicil amirlerinin yanında çalışması durumunda sicil raporu son çalıştığı sicil amiri tarafından, farklı sürelerle çalıştığında ise 3 aydan aşağı olmamak üzere en çok çalıştığı sicil amiri tarafından doldurulacaktır.

Yıl içinde 6 ay ve daha fazla görev yaptıktan sonra başka bir sicil amirinin mahiyetinde çalışan personelin sicil raporları doldurulmadan ayrılışı yapılmayacaktır. (Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 14. maddesi, 2. fıkrası). Personele ait sicil notunun ÇKYS/İKYS sitemine girişi ise personele ait sicil raporu hangi ilde doldurulmuşsa o İl Sağlık Müdürlüğü tarafından yapılacaktır.

Atama Nakil Yönetmeliğinde bulunan değişik atama şekilleriyle bir İlden diğer İle nakli gerçekleşen personele ait Sicil Raporları, ayrılışın gerçekleşeceği İlden, göreve başlaması gereken İle gönderilecek ve Sicil Raporunun muhafazası, ilgilinin atanmış olduğu ilde gerçekleşecektir. Kadrosunun bulunduğu birimden farklı bir birimde görevlendirilen personelin sicil amirleri çalıştığı yerdeki personel için belirlenen sicil amiridir.

Taşra Teşkilatımızda değişik sınıf ve unvanlarda çalışan personele ait geçmiş yıllara ait sicil raporları 29.12.2006 tarih ve 25504 sayılı Makam Onayı gereği ilgili İl Sağlık Müdürlüklerine 2007 yılı içerisinde gönderilecek olup, dosyaların devri sırasında bir İlden diğer İle naklen atanan personele ait sicil raporunun, ayrılış yaptığı İle gitmesi durumunda, ilgiliye ait sicil raporu iller arasında yapılacak yazışmalarla personelin naklen atandığı İle gönderilecektir. Devredilen sicil raporlarının tasnifi düzenlenmesi ve muhafazasına ilişkin düzenlemeler yetkili birim amirleri tarafından koordine edilerek iş ve işlemlerin Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğine uygun olarak yürütülmesi sağlanacak ve yıllar itibariyle eksik olan sicil raporlarının yazışmaları ilgili İller arasında yapılarak noksanlıklar giderilecektir.

2- Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 16. maddesinin 2. fıkrası gereğince ; Sicil notları; her sicil amirinin, personel hakkında verdiği puanların alt alta toplanıp, soru sayısına bölünmesi suretiyle ortalama puanın bulunması şeklinde hesaplanmalı ve ilgili bölüme yazılmalı, bu yöntemle sonucun kusurlu çıkması halinde, küsurat ne kadar olursa olsun tam sayıya tamamlanmalıdır. Örneğin; 87.001'in nihai sonucu 88'dir.

3- Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 20. maddesi gereğince ; Bir ve ikinci sicil amirlerinin puanları arasında 10 ve daha fazla fark olması (sicil amirleri tarafından olumsuz takdir edilen sicil raporları dahil) veya çelişki olması (olumlu-olumsuz) halinde mutlaka 3. sicil amirinin görüşü alınmalı ve bu işlemin yasal süresi içinde yapılmasına özen gösterilmelidir. Bazı kurumlarda sicil amirlerinden bazılarının bulunmaması durumlarında; örneğin, 1. sicil amiri bulunmayan bir yerde 1. sicil amiri yerine 2. sicil amiri, 2. sicil amirinin yerine ise 3. sicil amirinin görüşünün alınması gerekmektedir. Ayrıca bir sicil amiri birden fazla bölümü doldurmamalıdır.

4- "Sicil amirlerinin düşüncesi" bölümü mutlaka doldurulmalı, ayrıca bu bölüme ilgili personelin bir üst göreve atanmada yeterli olup olmadıkları da belirtilmelidir.

5- Sicil raporlarına personelin kimlik bilgileri ile görev yeri (çalıştığı İl ve birim adı) doğru ve tam olarak yazılmalıdır. Örneğin; bayan personelin evlilik ve kızlık soyadları yazılmalı, sicil numaraları doğru yazılmalı, unvan, doğum tarihi, baba adı ve iki ismi olanların iki ismi de belirtilmelidir.

6- Sicil amirleri tarafından olumsuz takdir edilen sicil raporları titizlikle kontrol edilmeli, mevzuata uygun düzenlendiğine emin olunduktan sonra, yasal süre içerisinde Bakanlığa intikal ettirilmelidir.

Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 20. maddesinin 3. fıkrası gereğince; Hiçbir olumsuzluğu olmayan ve belgeye dayandırılmayan durumlarda personel hakkında olumsuz sicilin doldurulmamasına dikkat edilmeli ve aksine davranan sicil amirleri hakkında gerekli işlemler yapılmalıdır.

7- Bir yıl süreyle adaylığa tabi tutulan memurların adaylık süresini doldurdukları tarih, yılın birinci altı ayına tekabül ediyorsa personel için o yıla ait ikinci bir sicil raporu doldurulmalı, yılın ikinci yarısında, yani 01 Temmuz ve daha sonraki bir tarihte adaylık süresini dolduran personel için, o yılın sicil raporu adaylık sicil raporu olmalı, ikinci bir sicil raporu düzenlenmemelidir. Örneğin; personel 01.03.2004 tarihinde göreve başladıysa asalet sicil raporu 01.03.2005 tarihinde doldurulacak, ayrıca yıl sonunda 2005 yılı sicil raporu doldurulacaktır. Personel 01.09.2004 tarihinde göreve başladıysa asalet sicil raporu 01.09.2005 tarihinde doldurulacak ve 2005 yılı sicil raporu doldurulmayacaktır.

İki yıl süreyle adaylığa tabi tutulan memurlar hakkında; göreve başladıkları tarih itibariyle birinci yılın dolduğu tarihte mutlaka bir sicil raporu düzenlenmeli, ikinci yılın sonunda da adaylığının kaldırılması için teklif yazısı ile ikinci sicil raporu gönderilmelidir. İkinci yıldan sonra düzenlenecek sicil raporlarında ise ikinci yılın bitiş tarihine göre birinci paragrafta anlatılan işlem uygulanmalıdır.

8- Sicil raporlarına yapıştırılan fotoğraflar resmi belgelere yapışacak nitelikte olmalı, düşmeyecek şekilde mutlaka yapıştırılması sağlanmalıdır.

9- 1998 yılından itibaren gönderilen sicil raporları 10 sorulu olacak şekilde doldurulmalı ayrıca puanlar düzgün, okunaklı yazılmalı puanlar üstünde oynama yapılmamış olmalı, hata yapıldığı takdirde sicil amirinin parafı atılmalı ve kaşesi basılmalıdır.

10- Askerlik, aylıksız izin, emeklilik, görevden çekilmiş sayılma vb. nedenlerle görevlerinden ayrılanların o yıl içindeki hizmet sürelerinin 6 ay veya daha fazla olması durumunda o yıla ait sicil raporları düzenlenecek, o yıla ait hizmetin 6 aydan az olması durumunda sicil raporları düzenlenmeyecektir.

11- Yöneticilik ehliyeti olan memurların (Vekiller dahil) sicil raporlarının 18 soru üzerinden doldurulması sağlanmalıdır.

B-İki Defa Üst Üste Olumsuz Sicil Alanlar Hakkında Yapılacak İşlemler

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun değişik 120. maddesinde; iki defa olumsuz sicil alan memurların başka bir sicil amiri emrine atanacakları burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle ilişkilerinin kesilerek haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanununun emeklilikle ilgili hükümlerinin uygulanacağı ifade edilmiştir. Aynı veya ayrı sicil amirlerinin yanında çalışırken iki defa üst üste olumsuz sicil alan personel başka bir sicil amirinin yanına atanacak, bu sicil amirinin yanında da olumsuz sicil alması halinde ise yukarıdaki mevzuat hükümleri doğrultusunda işlem yapılacaktır.

C- Memurların Olumsuz Tavır ve Davranışlarının Belgelendirilmesi;

Olumsuz sicil alan memurların sicil raporlarına karşı atamaya yetkili amirlere itirazları veya idaremiz aleyhine idare mahkemelerine dava açmaları durumunda; olumsuz kanaat beyanına sebep olan hususlar hakkında, itirazın yerinde olup, olmadığının objektif olarak değerlendirilebilmesi veya idare mahkemelerine karşı yapılacak savunmalara dayanak teşkil etmesi bakımından; sicil amirlerince, memurun olumsuzluğuna teşkil eden hususların belgelendirilmesi yerinde olacaktır. Sicil dönemi içinde memurun olumsuz tavır ve davranışlarını düzeltmesi yönünde yapılan sözlü tavsiye ve uyarılara rağmen olumsuz tavır ve davranışlarının devamı halinde yazılı uyarıda bulunulması ve bu konudaki yazılı bilgi ve belgelerin muhafazası yönünde gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir.

Yukarda belirtilen hususlarla alakalı olarak gerekli dikkat ve özverinin gösterilmesi için yetkili birim Amirlerinin gerekli koordineyi ve düzenlemeyi yapıp iş ve işlemlerin Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği hükümleri ile Bakanlığımız Sicil Amirleri Yönetmeliği çerçevesinde yürütülmesini sağlamasını önemle rica ederim.