Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik yayımlandı
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik bütünüyle değiştirildi
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik bütünüyle değiştirildi.
10 Haziran 2020 ÇARŞAMBA
Resmi Gazete
Sayı : 31151
YÖNETMELİK
Karar Sayısı: 2646
Ekli "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik"in
yürürlüğe konulmasına, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı
Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri gereğince karar verilmiştir.
RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; güvenli elektronik imza kullanılarak
elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan
resmi yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, bilgi veya belge alışverişini,
hızlı ve güvenli bir biçimde yürütmek ve uygulama birliğini sağlamaktır.
(2) Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında
Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri hükümlerine dayanılarak
hazırlanmıştır.
Tanımlar ve kısaltmalar
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürecini,
b) Arşiv imza: Kriptografik metodlann zaman içerisinde koruyucu özelliğini yitirmesine
karşı, periyodik olarak alman zaman damgası ile korunan elektronik imzayı,
c) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal
işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış;
içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil
ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla
imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi,
ç) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı
tarafından yürütülen ve idarelerin merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki
birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı
sistemi,
d) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine
getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik
Rehberi'ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini
koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve
aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
e) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine
geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,
f) Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun olarak
güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına
alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı,
g) e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmalar kapsamında
oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları
gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından
yayımlanan güncel rehberi,
ğ) Fiziksel ortam: Kağıt ortamında yapılan işlemleri,
h) Form: Biçimli belgeyi,
ı) Format: Elektronik dosya türlerini,
i) Günlük rapor: EBYS'de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme,
gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kim tarafından
gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat bilgisini ihtiva
eden kayıtlan,
j) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,
nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış
elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini
sağlayan elektronik imzayı,
k) İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarını,
l) İmza sahibi: Güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma
aracını kullanan veya zorunlu hallerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan
belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişiyi,
m) Kurumsal belge kayıt sistemi: Mevzuatı sebebiyle EBYS kullanamayan idare
tarafından ya da "Çok Gizli" nitelikteki belgeler ile olağanüstü durumlarda
hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve benzeri fiziksel veya
EBYS harici tutulan elektronik kaydı,
n) Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi halinde devleti veya kurumlan olumsuz etkileyerek
güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım
ve yazılım sorunlan gibi teknik gerekçelerle EBYS'nin uzun süreli olarak çalışmamasından
dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları
o) Resmi yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da
tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak
elektronik ortamda ve zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla
atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreci,
ö) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan
veya alman belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya
fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Devlet
Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,
p) Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri tüm
bilgileri,
r) Üst yazı: Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç kısmını,
s) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme
ve karar verme yetkisine sahip görevlileri,
ş) Zaman damgası: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği,
alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika
hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını,
t) Zorunlu hal: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda
hazırlanması gereken halleri,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM Belgenin Özellikleri
Resmi yazışma ortamları
MADDE 4- (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmi yazışmalar, elektronik ortamda
e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza
ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları
ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır. Ayrıca güvenli elektronik imza
ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz
ve fiziksel ortamda saklanmaz.
(2) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda resmi yazışmalar, el yazısıyla
imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel
ortam şartlarına göre gerçekleştirilir.
Nüsha sayısı
MADDE 5- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler
tek nüsha olarak hazırlanır.
(2) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgeler, paraflı
nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir.
Belgenin şekli özellikleri
MADDE 6- (1) Belgeler, A4 (210x297 mm) boyutu dikkate alınarak hazırlanır.
(2) Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
(3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgelerin üst
yazıları için kağıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kağıdın
her iki yüzü de kullanılabilir.
Yazı tipi ve harf büyüklüğü
MADDE 7- (1) Hazırlanan belgelerde "Times New Roman" veya "Arial" yazı tipi
normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto,
Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hallerde yazı alanında harf
büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir.
Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Belgenin Bölümleri
Yazı alanı
MADDE 8- (1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5
cm boşluk bırakılarak düzenlenir. İdare, logo kullanmak istediğinde sayfanın
üst boşluğu 0,5 cm olarak düzenlenir.
Kurumsal logo
MADDE 9- (1) İdareler, tercihen kurumsal logo kullanabilir. Logo, tek kullanıldığında
belgenin en üst orta kısmında "T.C." ibaresini ortalayacak şekilde veya"Başlık"
alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır (Örnek 1). Belge
üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise "Başlık" alanını ortalayacak şekilde
hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo
sağda kullanılır. Bir kavram veya etkinlik gibi hususlarla ilgili logo kullanılmak
istendiğinde, "Başlık" alanını ortalayacak şekilde idareye ait olan logo solda;
diğer logo sağda kullanılır. Belge üzerinde en fazla iki logo kullanılabilir
(Örnek 1).
Başlık
MADDE 10- (1) Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği
bölümdür.
(2) Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. ilk satıra
"T.C." kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra
birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.
Ancak bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra
bağlı veya ilgili olunan idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra idarenin
adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin
adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir (Örnek
2).
(3) İdarelerin il ve ilçe teşkilatlarında kullanılan başlıklar, 10/6/1949 tarihli
ve 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak, ilk satıra "T.C."
kısaltması, ikinci satıra bağlı olunan mülki idarenin adı büyük harflerle, üçüncü
satıra ilgili birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak
yazılır. Dış temsilciliklerde başlıklar, il ve ilçe teşkilatında olduğu gibi
yazılır (Örnek 2).
(4) Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek 2).
(5) Doğrudan merkezi teşkilata bağlı taşra birimlerinde, başlıkta merkezi teşkilat
ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir (Örnek 2).
(6) Başlığın yazımında DETSİS'te yer alan başlık kayıtları esas alınır.
Sayı
MADDE 11- (1) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. "Sayı:" sırasıyla; belgenin
hazırlanma süreçlerini ifade eden elektronik ortam için "E", zorunlu haller
için "Z" veya olağanüstü durumlar için "O" ibarelerinden uygun olanı, DETSİS'te
belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı
kodu ile kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-)
konulur (Örnek 3).
(2) "Sayı:" yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak
ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 3). Kayıt numarası, belge
hazırlanırken EBYS üzerinden alınır ve belge üzerinde gösterilir (Örnek: E-67915368-903.07.02-4752).
Zorunlu hallerde hazırlanan belgenin kayıt numarası, el yazısıyla İmzalandıktan
sonra EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi üzerinden alınır (Örnek: Z-67915368-804.02-4757).
İdarece kullanılan EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi içerisinde her bir
belgenin hazırlanma sürecine göre kayıt numarasının eşsiz olması zorunludur.
(3) Olağanüstü durumlarda belge, fiziksel ortam esaslarına uygun olarak hazırlanır
ve belgeye yetkili birim tarafından kurumsal belge kayıt sisteminden kayıt numarası
alınır (Örnek: 0-67915368-952.02.05-10). EBYS'ye erişim sağlandığında ise belge
ve üstveri bilgileri EBYS'ye kaydedilir.
Tarih
MADDE 12- (1) Tarih; sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en
sağında gün, ay, yıl olarak rakamla ve aralarına nokta işareti "." konularak
yazılır (Örnek 3). Gün ve ay iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir
(Örnek: 01.09.2019). Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve
yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz (Örnek: 10 Ekim 2019).
(2) Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı
zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır
ve tarih bilgisi üstveri alanında yer alır. Elektronik ortamdaki belgede, birinci
fıkrada belirtilen alanda tarih bilgisine belge görüntüsünde yer verilir.
(3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgede tarih, belgenin
imzalandığı zamanı belirtir ve belge imzalandığı tarihte kayıt altına alınır.
(4) Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde tarih, metnin
bitiminde yer alabilir.
Konu
MADDE 13- (1) "Konu:" yan başlığı, "Sayı:" yan başlığının bir alt satırına
yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde
kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti
konulmaksızın yazılır (Örnek 3). Konu, bir satırı geçerse ikinci ve devamındaki
satırlar "Konu:" yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.
(2) Konu, belgenin içeriği hakkında kısa ve öz bilgi barındırır (Örnek 3).
Muhatap
MADDE 14- (1) Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi veya kişiyi belirtir.
Bu bölüm konunun son satırından itibaren, iki satır boşluk bırakılarak ve sayfa
ortalanarak yazılır.
(2) Muhatabın idare veya özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda, adı büyük
harflerle ve sonuna yönelme hal eklerinden uygun olanı getirilerek yazılır.
Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS'te yer alan kayıtlar esas alınır. İhtiyaç
duyulması halinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri
büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır (Örnek 4). Cumhurbaşkanı
Yardımcısı'mn muhatap olduğu belgelerde "CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA" ibaresi
yazılır (Örnek 4). Cumhurbaşkanı Yardımcısı'nın birden fazla olması halinde
ilk satıra "CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA" ibaresi, bir alt satıra ise parantez
içinde "Sayın" ibaresinden sonra Cumhurbaşkanı Yardımcısı'nın adı ilk harfi
büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır (Örnek 4).
(3) idare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin
adresi, muhatap satırının altına, satır ortalanarak ilk harfleri büyük diğerleri
küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi uzun ise birden fazla satıra yazılabilir.
Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne "Sayın" ibaresinden sonra muhatabın
adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır
(Örnek 5).
(4) Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye
gönderilebilir. Ancak idarenin bağlı veya ilgili olduğu idarenin bilgi sahibi
olmasının gerekligörüldüğü durumlarda belge, söz konusu bağlı veya ilgili olunan
idare aracılığıyla gönderilir. (Örnek 6/A, 6/B).
(5) Mülki idareye veya dış temsilciliğe bağlı teşkilatlarda ilk satıra bağlı
olunan mülki idarenin veya dış temsilciliğin adı büyük harflerle, ikinci satıra
ilgili birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak
parantez içerisinde yazılır. Ancak aynı mülki idareye veya dış temsilciliğe
bağlı birimler arasında gerçekleştirilen yazışmalarda, bağlı olunan mülki idarenin
veya dış temsilciliğin bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlar haricinde
belge, doğrudan muhatap birime gönderilir.
(6) Birden fazla muhataba iletilecek dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne "DAĞITIM
YERLERİNE" ibaresi yazılır (Örnek 15,16).
İlgi
MADDE 15- (1) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge veya belgelerin
belirtildiği bölümdür.
(2) "İlgi:" yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır
boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 7).
(3) "Sayı", "Konu" ve "İlgi" yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta işareti
aynı hizada yazılır (Örnek 7).
(4) İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, devamı "İlgi:" yan başlığının
ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır (Örnek
7).
(5) İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak
tarih sırasına göre sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük
harfler, kendilerinden sonra kapama parantez işareti ")" konularak kullanılır
(Örnek 7).
(6) İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve
sayısı belirtilir. Ancak ilgi tutulan belgenin, muhatap idarenin daha önce gönderdiği
bir belge veya muhatap idareye daha önce gönderilen bir belge olması durumunda
idare adı belirtilmez (Örnek 7).
(7) İlgide, "... tarihli ve ... sayılı ..ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna
nokta (.) işareti konulur (Örnek 7).
(8) İlgide belirtilen belge, muhatapta bulunmadığı durumlarda söz konusu belge,
ek olarak muhatabına iletilebilir (Örnek 7).
(9) İlgide belirtilen belge, gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü "...'ın ...
tarihli başvurusu/dilekçesi." biçiminde yazılır (Örnek 9). Ancak belgenin muhatabı,
ilgi tutulan başvurunun veya dilekçenin sahibi ise ilgi bölümünde gerçek kişinin
isim bilgisine yer verilmez.
(10) Gerçek kişi ve tarih bilgisi bulunmayan başvunı/dilekçe ilgi tutulmak istendiğinde,
ilgi bölümü "İsimsiz ve tarihsiz başvuru/dilekçe." biçiminde yazılır. Söz konusu
başvurunun/dilekçenin işleme alınıp alınmayacağı ilgili mevzuat hükümlerine
göre değerlendirilir.
Metin
MADDE 16- (1) Metin alanı, "Muhatap" veya varsa "İlgi" ile "imza" arasındaki
kısımdır.
(2) "ilgi" ile metin başlangıcı arasında bir satır, "ilgi" yoksa belgenin muhatabı
ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur (Örnek 8).
(3) Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter
boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.
(4) Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar
arasında satır boşluğu bırakılmaz (Örnek 8). ihtiyaç duyulması halinde paragraflar
harf veya rakam ile sıralanabilir.
(5) Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi
bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son
sayfada yer verilir (Örnek 9). iletişim bilgisine ve belge doğrulama bilgilerine
her sayfanın en alt kısmında yer verilir (Örnek 9). Zorunlu hallerde veya olağanüstü
durumlarda hazırlanan ve birden fazla sayfadan oluşan belgelerde ise her sayfanın
en alt kısmında iletişim bilgisine yer verilir.
(6) Metin içinde geçen sayılar, rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi
halinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.
(7) Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak
yazılır ve araya nokta (.) işareti konulur (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197).
Sayılarda kesirler virgül (,) ile ayrılır (Örnek: 10.545,72).
(8) Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük'ün
güncel yayımı esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak
yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği
durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya
uluslararası kuruluş olan resmi yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu
durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre hazırlanabilir. Ayrıca
yabancı dille yazılan belgenin Türkçe tercümesi oluşturulur ve yabancı dille
hazırlanan belge ile ilişkilendirilerek saklanır.
(9) Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve/veya eğik (italik) olarak
yazılabilir.
(10) Metin içinde harfler kullanılarak maddelendirmeye/numaralandırmaya ihtiyaç
duyulduğunda, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler kendilerinden sonra
kapama parantez işareti ")" konularak kullanılır.
(11) Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde
açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltılmış biçimi yazılır (Örnek: Türkiye
Büyük Millet Meclisi (TBMM), Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)).
(12) Metnin son bölümü:
a) Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden alt makamlara "... rica
ederim.", üst ve aynı düzeydeki makamlara "... arz ederim." ibaresiyle bitirilir.
b) Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar
"... arz ve rica ederim." veya "... arz/rica ederim." ibaresiyle bitirilir.
c) Muhatap kısmında ikinci satırda parantez içerisinde birim veya idare ismi
belirtilen yazışmalar, birinci satırda yer alan muhatap idare dikkate alınarak
arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.
ç) 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı maddesi gereğince bakanlıklarla
yapılan yazışmalar, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı tarafından veya adına
imzalandığında "Rica ederim." ibaresiyle bitirilir.
d) Belge, imza yetkisini devreden makam adına imzalandığında, yetkiyi devreden
makamın hiyerarşik durumu dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun
olanı ile bitirilir.
e) Muhatabı gerçek kişi olan yazışmalar "Saygılarımla.", "İyi dileklerimle."
veya "Bilgilerinize sunulur." ibareleriyle bitirilebilir.
İmza
MADDE 17- (1) Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak,
belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adına, soyadına ve bunların altında
unvanına, yazı alanının en sağında ortalanarak yer verilir (Örnek 9).
(2) Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük
harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altma ilk harfleri büyük diğerleri küçük
harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir
satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak
yazılabilir.
(3) Elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmalarda, imza atmaya yetkili makam
belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalar. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda,
yetkili makamın ad ve soyad bilgilerinin üzerinde belgenin güvenli elektronik
imza ile imzalandığına dair herhangi bir ibareye, şekle veya ifadeye yer verilmez.
(4) EBYS'ler, belgede yer alan imzanın dayanağı olan teknik standartta belirtilen
arşivleme metodunu destekler, imzanın ilgili teknik standarda göre "arşiv imzası"
tipine dönüştürülebilmesini ve uzun dönemli doğrulanabilmesini sağlar nitelikte
olmalıdır.
(5) Resmi yazışma sürecinde, imza yetkisi bulunan görevlilere idarece güvenli
elektronik imza temin edilir. Münhasıran şahsına ait özlük işlemleriyle ilgili
yazışmalarda imzası aranan personelin güvenli elektronik imzasının bulunmadığı
durumlarda, personelin özlük işlemine ilişkin talebi idarenin belirleyeceği
usule göre alınır.
(6) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda imza, ad ve soyadın üzerinde
bırakılan boşluğa el yazısıyla atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak
ve kağıda işlemesini sağlayacak mavi renkli kalemle atılır.
(7) İdareler arası yazışmalarda belgeyi imzalayacak olan makam, muhatap idarenin
ast-üst ilişkisi, belgenin içeriği ve önem derecesi dikkate alınarak hazırlanacak
olan ve yetkili makamlarca uygun görülen imza yetkileri ve/veya yetki devri
yönergesine göre seçilir.
(8) Bakanlıklar ile bunlara bağlı, ilgili ve ilişkili kurum ve kuruluşların
Cumhurbaşkanlığı ile yapacakları yazışmalar, belgenin mahiyeti ve aciliyet durumu
değerlendirilerek bakan veya ilgili bakan yardımcısı tarafından imzalanır. Cumhurbaşkanlığına
bağlı kurum ve kuruluşların Cumhurbaşkanlığı ile yapacakları yazışmalar ise
en üst yönetici tarafından imzalanır. Ancak 19/12/2005 tarihli ve 2005/9986
sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Mevzuat Hazırlama Usul ve
Esasları Hakkında Yönetmeliğin ilgili hükümleri saklıdır.
(9) Belgeyi imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve
soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren "Bakan a.", "İdari İşler
Başkanı a.", "Vali a.", "Belediye Başkanı a." "Başkan a." "Genel Müdür a." veya
"Rektör a." biçimindeki ibareikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü
satıra yazılır (Örnek 10). İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki
devredenin unvanı kullanılmaz.
(10) Belge vekaleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra,
vekalet olunan makam "Genel Müdür V.", "Başkan V.", "Belediye Başkan V." "Rektör
V." veya "Dekan V." biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek 10).
(11) Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin
adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır. Belgenin ikiden fazla yetkili
tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı
ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru
sıralanır (Örnek 11).
(12) Elektronik ortamda hazırlanan rapor veya benzeri bir belge, sorumluluğu
bulunan yetkili veya yetkililer tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır.
Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda rapor ya da benzeri bir belgenin
hazırlanması halinde, belgede sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer tarafından
son sayfa imzalanır, son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi veya imza
sahipleri tarafından ya imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi halinde,
fiziksel ortamda sayfalar ayrıca en az bir kişisel mühürle veya idare mührüyle
mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek
şekilde sayfada yer alır.
(13) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda üst yazıya ilişkin olarak idare
tarafından hazırlanan ve on ikinci fıkrada belirtilenler haricindeki ekler,
imza sahibi veya imza sahiplerinden en az biri tarafından imzalanır ya da paraflanır
veyahut paraf zincirinde yer alanların en az biri tarafından paraflanır. Gerekli
görülmesi halinde ekler ayrıca idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür
metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.
(14) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan dağıtımlı belgelerde,
nüshaların her biri ilgili makam tarafından imzalanabileceği gibi imzalanan
bir nüsha, 29 uncu maddedeki usule göre çoğaltılarak da muhataplara gönderilebilir.
Ek
MADDE 18- (1) Belgede ek olması halinde "Ek:" başlığı imza bölümünden sonra
uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.
Olur belgelerinde ise "Ek:" başlığı oluru alınan makamın imza bölümünden sonra
uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.
(2) Belgenin sadece bir eki olması durumunda "Ek:" başlığının sağında eki belirtecek
ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa "Ek:" başlığının altında
ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa,
adet, kişi sayısı gibi açıklayıcı ifadeleri parantez içinde belirtilir (Örnek
12). Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası, yazı alanının
sağ üst köşesinde belirtilir (Örnek: EK-1, EK-2).
(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelere ve zorunlu hallerde veya olağanüstü
durumlarda hazırlanan belgelere veri depolama araçları ile eklenecek elektronik
dosyalar uluslararası kabul görmüş, endüstri standardı niteliği taşıyan "Kamu
Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik EsaslarTnm güncel sürümünde belirtilen
formatlarda oluşturulur.
(4) Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada, "EK LİSTESİ"
başlığı altında yazılır ve üst yazıda "Ek: Ek Listesi" şeklinde gösterilir (Örnek
13).
(5) Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda "Ek konulmadı" veya "Ek-...
konulmadı" ifadesi yazılır (Örnek 14).
(6) Güvenlik gerekçesi, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte
gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle
üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir. Söz konusu nedenlerle
alman belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı olarak
muhafaza edilebilir.
Dağıtım
MADDE 19- (1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım
bölümüne yer verilir. "Dağıtım:" başlığı ek varsa "Ek:" bölümünden sonra, ek
yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan
başlanarak yazılır (Örnek 14).
(2) Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar "Gereği:" kısmına, belgenin
içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise "Bilgi:" kısmına yazılır.
"Gereği:" kısmı "Dağıtım:" başlığının altına, "Bilgi:" kısmı ise "Gereği:" kısmı
ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. "Bilgi:" kısmı yoksa
muhatap adlan doğrudan "Dağıtım:" başlığının altına yazılır (Örnek 14).
(3) Dağıtmalı belgeler, dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir.
Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa "Dağıtım:" başlığı altına
"DAĞITIM LİSTESİ" yazılır ve ayn bir sayfada "DAĞITIM LİSTESİ" başlığı altında
gösterilir (Örnek 15). Ancak gerekli hallerde dağıtım listesi "Ek" olarak da
üst yazıya eklenebilir (Örnek 16).
Olur
MADDE 20- (1) Makam oluru alman belgeler, ilgili birimin yöneticisi tarafından
güvenli elektronik imza ile teklif edilir ve oluru alman makam tarafından güvenli
elektronik imza ile imzalanır. Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda ise
imzalar el yazısıyla atılır.
(2) Belge, olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır
bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR" ibaresinin
alt satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve
bir alt satıra unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak
yazılır. Oluru alman makamın güvenli elektronik imza ile oluşturduğu imzaya
ait tarih bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır ve 12 nci maddenin birinci
fıkrasında belirtilen alanda belge görüntüsü üzerinde gösterilir (Örnek 17).
(3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan olur yazılarında
"OLUR" ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak ilk
satırda imzalayanın adı ve soyadma, ikinci satırda ise unvan bilgilerine yer
verilir (Örnek 18/A).
(4) Oluru teklif eden birim ile olur alman makam arasında başka makamlar varsa
bunlar olura katılabilir. Teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile "OLUR"
ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda
yer alacak şekilde "Uygun görüşle arz ederim." ibaresi yazılır ve bu ibarenin
alt satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve
bir alt satıra unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak
yazılır (Örnek 18/A). Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan
olur yazılarında ise "Uygun görüşle arz ederim." ibaresinin altına ilgili makam
tarafından tarih yazılır (Örnek 18/B).
Paraf
MADDE 21- (1) Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma
kullanılmadan ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir. Güvenli elektronik
imza ile imzalanan belgeye ait paraf bilgileri, belgenin üstverisinde tutulur
(Örnek 19/A). Belge muhataba iletildiğinde, belgeye ait paraf bilgileri paylaşılmaz.
(2) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza
veya elektronik onay ile atılır. Elektronik onaylar, EBYS'nin günlük raporlarında
kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır
ve günlük raporlarının saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden
daha kısa olamaz.
(3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan paraf, kaybolmayacak
ve kağıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle atılır. Fiziksel ortamda hazırlanan
belgelerde paraflar, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında, yazı alanının
sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 19/B).
Koordinasyon
MADDE 22- (1) idare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan
ve yetkili makamın imzasına sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait
paraf hiyerarşisinden sonra "Koordinasyon" seçimi yapılır ve iş birliğine dahil
olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları belirtilir (Örnek 20).
Belge doğrulama bilgileri
MADDE 23- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde,
"iletişim bilgileri" alanının üst sınırını belirleyen çizginin üzerinde iki
satırlık alanın ilk satırında "Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır."
ibaresi bulunur. Belge doğrulama bilgilerini içeren "belge doğrulama kodu" ikinci
satırda, "karekod" ise "İletişim bilgileri" alanının en sağ kısmında yer alır
(Örnek 21).
(2) Belge doğrulama işlemi, doğrulama kodu ve karekod ile Dijital Türkiye (e-Devlet)
üzerinden sağlanır.
İletişim bilgileri
MADDE 24- (1) İletişim bilgileri; solda belgeyi gönderen idarenin adresini,
posta kodunu, telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini, kayıtlı elektronik
posta (KEP) adresini ve internet adresini; sağda bilgi alınacak kişinin adını,
soyadını, unvanını ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır
ve çizgi ile ayrılır (Örnek 21).
Gizlilik dereceli belgeler
MADDE 25- (1) "Hizmete Özel" gizlilik derecesi bulunan belgelerin hazırlanması,
kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemleri elektronik
ortamda gerçekleştirilir.
(2) "Özel" ve üstü gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi,
saklanması, gönderilmesi, almması ve diğer işlemler ilgili mevzuatta belirtilen
hükümlere uygun olarak fiziksel ortamda gerçekleştirilir.
(3) Belgenin imzacısı olan yetkili makam, belgeye ait gizlilik derecesinin belirlenmesinden
sorumludur.
Süreli ve kişiye özel yazışmalar
MADDE 26- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan süreli belgelerde "ACELE"
veya "GÜNLÜDÜR" ibaresine üstveride ve üst yazı üzerinde yer verilir. "GÜNLÜDÜR"
ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre veya tarih, metin içinde
ve ilgili üstveri alanında belirtilir.
(2) "ACELE" ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle; "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan
belgeye belirtilen süre içinde cevap verilir.
(3) Elektronik ortamda veya zorunlu hallerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan
süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde
kırmızı renkli olarak belirtilir (Örnek 19/A, 19/B). Birden fazla sayfalı belgelerde
"ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir (Örnek 9).
(4) "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi, belgenin ilgilisine teslim edilmesini ve sonrasında
yürütülecek süreci ifade eder.
(5) "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi taşıyan belgenin zarfı açılmadan zarf üzerinde yer
alan bilgiler, yetkili birimce EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir
ve ilgilisine teslim edilir. "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca
ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi ile EBYS'ye kaydedilir.
Sayfa numarası
MADDE 27- (1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir.
Sayfa numarası, iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam
sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir (Örnek 9).
Üstveri elemanları
MADDE 28- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde asgari olarak
e-Yazışma Teknik Rehberi'nde belirtilen üstveri elemanları kullanılır. e-Yazışma
Teknik Rehberi'nde belirtilen üstveri elemanları ile birlikte ilgili mevzuatta
belirtilen standartlara uygun üstveri elemanları da kullanılabilir.
(2) İdare, ihtiyacına binaen birinci fıkrada belirtilen üstveri elemanlarına
ilave olarak üstveri elemanları kullanabilir.
(3) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin üstveri
elemanları, belgenin ayrılmaz bir bütünüdür. Tarih ve sayı gibi belge görüntüsü
üzerinde yer alan bilgiler ile üstveride yer alan bilgiler arasında fark olamaz.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve iade Edilmesi
Belgenin çoğaltılması
MADDE 29- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin çoğaltılması,
yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirilir. Çoğaltılan
güvenli elektronik imzalı belgenin doğrulama işlemi, 23 üncü maddenin ikinci
fıkrasında belirtildiği şekilde yapılır.
(2) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda ya da bu Yönetmeliğin yürürlüğe
girdiği tarihten önce fiziksel ortamda hazırlanan bir belgeden örnek çıkartılması
halinde,çoğaltılan belgenin uygun bir yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi konulur
ve yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek
suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.
Belgenin elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması
MADDE 30- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin gönderilmesi
ve alınması işlemlerinin, elektronik ortamda ilgili mevzuatla yetki verilmiş
üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak
idareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması
işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak
kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir.
(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, veri depolama araçlarıyla
da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.
(3) İdare, resmi yazışma kapsamında kendisine iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi'ne
uygun şekilde hazırlanmış belgeleri işleme koymakla yükümlüdür.
(4) İdare, başka bir idareden kendisine resmi yazışma kapsamında iletilen ve
e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış
bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda, kendisine iletilen belgeyi
reddeden idare, gönderen idareye bu durumu sebepleriyle birlikte belgenin kendisine
ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar bildirir.
(5) Resmi yazışma kapsamında idare dışına gönderilen güvenli elektronik imza
ile imzalanan belgeler, gerekli hallerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronik
belgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlandığı şekilde
yapılır. Kullanılacak şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet
sağlayıcılarından temin edilir.
(6) e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlanan şifreleme mekanizmasına uygun şekilde
kendilerine şifreli belge iletilebilmesini talep eden idareler, kendileri için
elektronik şifreleme sertifikası temin eder. İdareler için oluşturulan elektronik
şifreleme sertifikaları DETSİS üzerinden paylaşılır. İdareler, elektronik şifreleme
sertifikasına sahip olması şartıyla diğer idarelerden resmi yazışma kapsamında
kendilerine gönderilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun şekilde şifrelenmiş
belgeleri kabul etmekle yükümlüdür. İdareler, karşılıklı olarak üzerinde anlaşmak
koşuluyla, e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlanan şifreleme mekanizmasından
farklı şifreleme mekanizmaları kullanabilir.
(7) İdare, e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlandığı şekilde şifrelenerek kendisine
gönderilen resmi yazışma kapsamındaki bir belgenin şifresini açamazsa veya belgenin
şifresini açmakla birlikte belge içeriğinin e-Yazışma Teknik Rehberi'nde belirtilen
şifreleme mekanizması için tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse bu
belgeyi reddeder ve durumu şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip eden
ikinci iş gününün sonuna kadar kendisine iletilen şifreli belgeyi tanımlayan
bilgilerle birlikte, belgeyi gönderen idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem
de kendisine iletilen şifreli belgeyi kayıt altına alır. İdarenin bildirimde
bulunmaması halinde, gönderilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve
bu belgenin e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun şekilde hazırlandığı kabul edilmiş
sayılır.
Belgenin fiziksel ortamda gönderilmesi ve alınması
MADDE 31- (1) Muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün olmadığı durumlarda,
yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktısı alınan güvenli elektronik imzalıbelge,
elektronik ortamdaki aslına erişim amacı ile fiziksel ortamda gönderilir. Fiziksel
ortamda alman belgenin doğrulama işlemi, 23 üncü maddenin ikinci fıkrasında
belirtildiği şekilde gerçekleştirilir. Doğrulaması yapılan belge, muhatap idare
tarafından işleme alınır.
(2) Belge zarflanarak muhatabına iletildiğinde başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması
halinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol
üst köşesine; muhatabın adı ve adres bilgisi zarfın ortasına kısaltma kullanılmadan
yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), üstte
olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir
(Örnek 22).
(3) "Hizmete Özel" haricindeki gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik
tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Ancak 23/10/2010
tarihli ve 27738 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Kamu Kurum ve Kuruluşları
ile Gerçek ve Tüzel Kişilerin Elektronik Haberleşme Hizmeti İçinde Kodlu veya
Kriptolu Haberleşme Yapma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik"in 2 nci maddesinde
yetkili kılınan idareler, gizlilik dereceli belgeleri gerekli güvenlik tedbirlerini
almak şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalayarak elektronik ortamda da
gönderebilir.
(4) İdareye fiziksel ortamda gelen belgenin alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler
EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir.
(5) İdareler, fiziksel ortamda alman belgeler için gelen belge kaydında kullanacakları
etikette/kaşede en az Örnek 23'te belirtilen unsurlara yer verir. Etiket/kaşe,
üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır.
(6) Birime fiziksel ortamda gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri
işlemler, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne kaşe basılarak belge
üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenir.
(7) Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin; "... arz ederim." şeklinde
bitirilmemesi veya "... rica ederim." ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi
dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.
Belgenin iade edilmesi
MADDE 32- (1) İdareye muhatabı olmadığı halde elektronik ortamda güvenli
elektronik imzalı bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı
bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler, gönderene elektronik
ortamda iletilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, belge
muhataba iletilebilir ve gönderen idareye bilgi verilebilir. Bu durumda belgenin
bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.
(2) İdareye muhatabı olmadığı halde fiziksel ortamda gelen bir belgenin asıl
muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça
belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı muhatabına
gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler
Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre
MADDE 33- (1) İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazılan
günlü yazılır, İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla
süre belirtilmeyen belge taleplerini, talebin kendilerine ulaşmasından itibaren
en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin
kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getirir.
Talebin ulaştığı tarih, elektronik ortamda gelen talepler için ilgili yazının
EBYS'ye giriş kaydının yapıldığı zamanı; fiziksel ortamda gelen talepler için
ise ilgili yazının EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine girdiği zamanı
ifade eder.
Tekit yazısı
MADDE 34- (1) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba
tekit yazısı yazılabilir (Örnek 24).
Uygun yazılmayan belgeler
MADDE 35- (1) Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek
cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap
uyanlabilir. Söz konusu durumun devam etmesi halinde, süreli belgeler hariç
müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.
Düzenleme yetkisi ve kılavuz hazırlanması
MADDE 36- (1) Cumhurbaşkanlığı idari İşler Başkanlığınca, bu Yönetmeliğin
uygulama birliğinin sağlanması ve idari işleyişin verimli yürütülebilmesi amacıyla
"Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kılavuzu"
hazırlanır ve duyurulur.
(2) İdareler, resmi yazışmalarla ilgili olarak bu Yönetmeliğe aykırı olmamak
kaydıyla ek düzenleme yapabilir.
(3) Bu Yönetmelik ile ilgili eğitim stratejilerini belirlemeye ve koordinasyonu
sağlamaya, ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya
yönelik esasları düzenlemeye Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı yetkilidir.
Yürürlükten kaldırılan mevzuat ve atıflar
MADDE 37- (1) 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Karan
ile yürürlüğe konulan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında
Yönetmelik yürürlükten kaldınlmıştır.
(2) Diğer mevzuatta, birinci fıkrada belirtilen mülga yönetmeliğe yapılan atıflar
bu Yönetmeliğe yapılmış sayılır.
EBYS'lerin uyumlu hale getirilmesi
GEÇİCİ MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan
EBYS'ler, idarelerce altı ay içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hale getirilir.
BuYönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS'ler, bu
Yönetmelik hükümlerine uyumlu şekilde kurulur.
(2) 30 uncu maddenin birinci fıkrasında belirtilen güvenli elektronik imza ile
imzalanan belgelerin, elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması işlemlerini
sağlamak amacıyla yetki verilmiş üçüncü taraf aracılığıyla oluşturulacak kullanıcı
hesaplarını temin etmeyen idareler, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten
itibaren üç ay içinde kullanıcı hesaplarım temin ederek DETSİS'e kaydeder ve
faal olarak kullanımını sağlar.
Yürürlük
MADDE 38- (1) Bu Yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci günü yürürlüğe
girer.
Yürütme
MADDE 39- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Cumhurbaşkanı yürütür.