Memurlar, Resmi Yazışmalarda Attığı Paraftan Sorumlu Tutulur mu?

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 10 Haziran 2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazete' de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yönetmeliğe göre resmi yazışma, idarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreci ifade etmektedir.

Yönetmeliğin "paraf" başlıklı 21'inci maddesine göre; paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeye ait paraf bilgileri, belgenin üst verisinde tutulur. Belge muhataba iletildiğinde, belgeye ait paraf bilgileri paylaşılmaz. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza veya elektronik onay ile atılır. Elektronik onaylar, Elektronik Belge Yönetim Sisteminin günlük raporlarında kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve günlük raporlarının saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz. Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle atılır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır.

Cumhurbaşkanlığı tarafından 2020 yılında yayımlanan Resmi Yazışma Yönetmeliği Kılavuzunda paraf ile ilgili aşağıdaki hususlara yer verilmiştir.
" Paraf, belgeyi hazırlayan ile belgeyi imzalayacak yetkili makam arasında yer alan sorumluların imza ya da kısa imzalarını ifade etmektedir. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tutulan paraf bilgisi ile belgeyi uygun gören hiyerarşik sorumlular belirtilmektedir. Dolayısıyla fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, oluşturan idarenin paraf bilgisine erişebilmesi amacıyla paraf (dosya) ve dağıtım nüshası olmak üzere 2 nüsha tutulmaktadır. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin paraf bilgilerine üst veriden erişilebilmesi ve üst veri bilgileri ile belgenin bir bütün olması sebebiyle belgenin tek nüsha olarak üretilmesi uygun olacaktır. Ancak paraf bilgileri, belgeyi imzalamaya yetkili makamın karar verme sürecinde belgenin geçmişi hakkında bilgi sahibi olmasını sağladığı için önem arz etmektedir. Bu sebeple Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin sistem içerisinde paraf bilgilerine erişimde kullanıcı dostu süreçler geliştirmeleri ve tek nüsha olarak tutacakları belge üzerinde bulunmaması gereken paraf bilgilerini belge görüntüsünde yazılımsal çözümlerle (açılabilir pencere vb. çözümler) göstermeleri uygun olacaktır."

Resmi yazışma, yazıyı ilk hazırlayandan son imzacıya kadar bir aidiyet zinciri içinde hazırlanır ve bu zincir içerisinde yer alan her bir paraf ve imza sahibine yazı içeriği ile ilgili sorumluluklar yüklemektedir. Aslında paraf, kısa bir imza türüdür. Paraf, resmi belgenin geçerliliği için bir koşul olarak karşımıza çıkmaktadır.

(Mülga) Devlet Personel Başkanlığı'nın bir görüşünde (03.10.2018-6480); resmi yazışmalarda sorumluluk taşımak niteliğinde olan imza ve paraf yetkisini belirtmiştir.

Yargıtay 11. Ceza Dairesi bir kararında (Karar No: 2015/32001); " Devlet bürokrasisinin ürettiği bir belge olan resmi belge, o bürokrasinin gerektirdiği, o tür belge için öngörülen biçim koşullarını taşımalıdır. Örneğin; imza, resmi belgenin varlığı için gereklidir. İmza dışında başlık, paragraf, paraf, soğuk damga, resmi mühür, tarih, sayı, ifade tarzı, konu itibariyle hitap şekli, kullanılan deyimler gibi belgesine göre genellikle aranan, yerine göre belgenin geçerlilik nedeni haline gelen koşullardır." Şeklinde hususlar vurgulanmıştır.

Yargıtay Ceza Genel Kurulunun bir kararında (Karar No: 2006/200); "Sanık, görev yaptığı dönemde, yasa ve yönetmeliklere aykırı olarak hazırlanan atama önerilerine paraf koyarak bilinçli tarzda onay vermiş, bu suretle görevde yetkisini kötüye kullanmıştır." Şeklinde hususlar vurgulanmıştır.

Yargıtay Ceza Genel Kurulunun diğer bir kararında (Karar No: 2015/32001); " İmzanın ilgili belge için zorunlu görüldüğü hallerde elle atılmış bir imzanın varlığı, belge niteliğinin varlığı bakımından zorunlu bir unsurdur. Örneğin özel hukukta, hukuk usulü bakımından senetlerin paraf edilmesi yeterli olmayıp, imzalanmış bulunması gerekmekte ve imzasız belge ikrar edilse dahi, senet olarak kabul edilmemekte, koşulları varsa yalnızca yazılı delil başlangıcı sayılmaktadır." Şeklinde hususlar vurgulanmıştır.

Bu verilen bilgiler ışığında, imza sürecinde yer alan paraf sahiplerinin yazının oluşturulmasına katkı sağlamaları nedeni yazının sorumluluğuna ortak olacakları açıktır.